Tự làm hồ sơ du học Nhật Bản cần chuẩn bị những gì? Hướng dẫn chi tiết nhất

1. Ưu/nhược điểm của việc tự làm hồ sơ du học Nhật

1.1. Ưu điểm khi tự làm hồ sơ du học Nhật

• Tự làm hồ sơ du học Nhật giúp tiết kiệm được rất nhiều chi phí, bởi bạn không cần sự trợ giúp của các công ty tư vấn du học Nhật Bản.

• Bạn luôn theo sát được tiến độ hoàn thành hồ sơ của mình. Đồng thời, có thể chủ động trong việc đưa ra cách giải quyết trong mọi tình huống.

• Tránh sự thất lạc và mất mát của bộ hồ sơ gốc bởi không cần qua nhiều bên trung gian.

• Bạn hoàn toàn có thể tự do trong việc lựa chọn trường đại học mình cần, thoải mái gửi nhiều bộ hồ sơ trong cùng một lúc.

Những ưu điểm khi tự làm hồ sơ du học Nhật mà bạn nên biết.

1.2 Nhược điểm khi bạn tự làm hồ sơ du học Nhật

• Với những bạn chưa có kinh nghiệm thì sai sót là điều khó thể tránh khỏi khi tự làm hồ sơ du học Nhật.

• Thời gian để thu thập thông tin thường rất lâu, vô cùng mất thời gian.

• Dễ gặp khó khăn bởi các thủ tục cần rất nhiều ngoại ngữ.

• Việc chứng minh tài chính thường gặp nhiều vấn đề rắc rối, nhất là tình trạng bạn không thể chứng minh được năng lực tài chính của người bảo trợ.

• Vì không có người hướng dẫn, nên bạn không thể thông qua buổi phỏng vấn của đại sứ quán.

• Cần phải nắm rõ các loại giấy tờ, hồ sơ thì mới làm đúng, đủ và không mất quá nhiều thời gian.

2. Tự làm hồ sơ du học Nhật cần chuẩn bị gì?

Tự làm hồ sơ du học Nhật Bản hoàn chỉnh bao gồm những giấy tờ sau:

• Điền mẫu đơn du học Nhật Bản: mỗi trường sẽ có mẫu đơn nhập học khác nhau, bạn đăng ký trường nào hãy liên hệ xin mẫu đơn du học của trường đó.
• Sơ yếu lý lịch
• Giấy khai sinh photo công chứng
• Chứng minh nhân dân photo công chứng
• Sổ hộ khẩu photo công chứng. Lưu ý sổ hộ khẩu và giấy chứng minh phải khớp với nhau
• Bằng tốt nghiệp THPT, Trung Cấp, Cao đẳng, Đại học (nếu có)
• Học bạ của bậc THPT hoặc bảng điểm nếu đã tốt nghiệp Trung Cấp, Cao đẳng, Đại học.
• 8 ảnh 3×4 và 8 ảnh 4×6 mới chụp trong thời gian 3 tháng trở lại
• Giấy chứng chỉ năng lực tiếng Nhật (YON KYU, SAN KYU, NI KYU, IT KYU hoặc NAT-TEST)
• Chứng chỉ hoàn thành Tu Nghiệp Sinh, Hợp đồng Tu nghiệp. Nếu là bạn đã từng đi xuất khẩu lao động hoặc đi học ở Nhật
• Xác nhận công việc (đối với những bạn đã đi làm)
• CMND người bảo lãnh
• Xác nhận công việc, thu nhập, thuế, quyền sử dụng đất của người bảo lãnh
• Số dư ngân hàng, sổ tiết kiệm
• Hồ sơ chứng minh tài chính du học
• Giải trình khác
• Hộ chiếu

Tự làm hồ sơ du học Nhật cần chuẩn bị những gì?

>> Bài viết liên quan: Thủ tục xin visa du học Nhật Bản chi tiết từng bước

2.1. Mẫu đơn xin du học Nhật Bản

Việc đầu tiên mà bạn cần làm nếu muốn tự làm hồ sơ du học Nhật đó chính là hoàn thành mẫu đơn xin du học. Mỗi trường đại học khác nhau sẽ có những mẫu đơn khác nhau. Điều bạn cần làm đó là lên web trường đại học mà mình muốn theo học, sau đó tải mẫu đơn của họ về rồi điền vào các mục yêu cầu bên trong. Đây sẽ là lúc bạn cần vận dụng kỹ năng và kiến thức đọc hiểu - viết tiếng Nhật của mình.

Điền đầy đủ và chính xác tất cả các thông tin của mẫu đơn xin du học thì hồ sơ mới được chấp thuận.

Trong mẫu đơn xin du học, thông thường sẽ có nhiều yêu cầu đặc biệt như là viết chữ hoa, dán ảnh, không được tẩy xóa, không được viết đầy đủ tên mà chỉ cần ký vào,.. Vì thế, trước khi điền thông tin, bạn phải đọc các yêu cầu một cách kỹ lưỡng để có thể điền một cách chính xác, tránh tình trạng phải làm đi làm lại nhiều lần, vô cùng mất thời gian.

>> Có thể bạn quan tâm: Tại sao bạn muốn đi du học Nhật Bản: Kinh nghiệm Viết Lý Do Du Học Nhật Bản Chuẩn

2.2. Giấy khai sinh:

Các loại giấy tờ cần thiết bạn cần làm nếu muốn tự làm hồ sơ du học Nhật đó chính là chuẩn bị giấy khai sinh.

Bạn cần chuẩn bị bản sao giấy khai sinh đã được công chứng không quá 6 tháng để hoàn thành hồ sơ du học. Mỗi trường sẽ muốn số lượng bản sao giấy khai sinh khác nhau. Do đó, bạn có thể tính toán photo công chứng sao cho phù hợp với yêu cầu mà trường đề ra.

2.3. Các loại bằng cấp:

Các loại giấy tờ cần thiết bạn cần làm nếu muốn tự làm hồ sơ du học Nhật đó chính là chuẩn bị các bằng cấp.

Bạn cần gửi cho trường tất cả những bằng cấp mà họ yêu cầu, thông thường là bằng tốt nghiệp THPT và bằng đại học. Ngoài ra, bạn có thể nộp thêm bằng tiếng Anh, hoặc bằng tiếng Nhật, hoặc một số bằng cấp có liên quan khác.

Một số bằng cấp mà bạn nên chuẩn bị trong hồ sơ du học Nhật của mình.

2.4. Chứng minh nhân dân:

Các loại giấy tờ cần thiết bạn cần làm nếu muốn tự làm hồ sơ du học Nhật đó chính là chứng minh nhân dân.

Đối với chứng minh nhân dân, bạn cũng cần photo và công chứng không quá 6 tháng tại các ủy ban phường xã, hoặc cơ quan công chứng theo quy định.

2.5. Sổ hộ khẩu:

Các loại giấy tờ cần thiết bạn cần chuẩn bị nếu muốn tự làm hồ sơ du học Nhật đó là sổ hộ khẩu.

Sổ hộ khẩu cũng cần được photo công chứng để nộp trong hồ sơ du học Nhật. Tuy nhiên, bạn nên chú ý rằng thông tin bên trong sổ hộ khẩu và thông tin bên trong CMND của bạn phải trùng khớp thì mới được chấp nhận. Một ví dụ dễ hiểu là nếu địa chỉ trong CMND của bạn là phường 2, mà trong hộ khẩu là phường 3. Thì hồ sơ của bạn chắc chắn sẽ không được chấp nhận, và bị trả về.

>> Xem thêm: Du học Nhật Bản nên chọn trường nào? Thông tin học bổng, học phí, điều kiện du học

2.6. Hình thẻ:

Các loại giấy tờ cần thiết bạn cần chuẩn bị nếu muốn tự làm hồ sơ du học Nhật đó là hình thẻ.

Yêu cầu đối với ảnh thẻ là ảnh chụp không quá 6 tháng so với ngày làm hồ sơ du học. Mỗi trường sẽ có yêu cầu về kích thước ảnh thẻ khác nhau như 3x4, 4x6,... Ngoài ra, một số trường sẽ còn quy định thêm về cách ăn mặc, phông nền, đầu tóc cần gọn gàng,... Để tránh sai sót cho hồ sơ, bạn cần đọc kỹ các yêu cầu để tránh phải làm lại nhé.

Cần chụp hình thẻ theo quy định của trường để tránh việc hồ sơ bị trả về.

2.7. Hộ chiếu:

Các loại giấy tờ cần thiết bạn cần chuẩn bị nếu muốn tự làm hồ sơ du học Nhật đó là hộ chiếu.

Để được đi du học thì chắc chắn bạn không thể thiếu hộ chiếu. Thông thường thời gian làm hộ chiếu cũng khá nhanh, chỉ từ 5-10 ngày. Bạn chỉ cần đăng ký tại tỉnh hay thành phố mà mình đang sống. Tuy nhiên, nếu bạn đã có hộ chiếu trước đó rồi thì có thể bỏ qua bước này.

>> Bài viết liên quan: Tổng hợp các điều kiện sức khỏe đi du học Nhật Bản mới nhất 2021

2.8. Chứng chỉ tiếng Nhật:

Các loại giấy tờ cần thiết bạn cần chuẩn bị nếu muốn tự làm hồ sơ du học Nhật đó là chứng chỉ tiếng Nhật.

Tất cả các trường đại học ở Nhật điều sẽ yêu cầu các du học sinh cung cấp bằng tiếng Nhật với mức thấp nhất là N5. Để đạt được trình độ này, bạn cần tham gia các lớp Nhật ngữ trong khoảng thời gian tối thiểu là 6 tháng. Sau đó, tham gia thi vào các kỳ thi lấy chứng chỉ tiếng Nhật.

Bằng tiếng Nhật là một trong những loại giấy tờ không thể thiếu bên trong hồ sơ xin du học.

Ngoài ra, nếu bạn du học tại Nhật hệ tiếng Anh thì cần phải nộp thêm bằng IELTS, hay TOEFL,...

>> Tham khảo thêm: Hướng dẫn học tiếng Nhật cho người mới bắt đầu - Lộ trình từ A đến Z

2.9. Chứng chỉ hoàn thành thực tập (nếu có):

Các loại giấy tờ cần thiết bạn cần chuẩn bị nếu muốn tự làm hồ sơ du học Nhật đó là chứng chỉ hoàn thành thực tập (nếu có)

Trong trường hợp bạn đã là du học sinh tại Nhật trước đó, sau một khoảng thời gian quay lại nước đang muốn quay lại Nhật để tu nghiệp, thì cần đính kèm thêm chứng chỉ hoàn thành thực tập hay hợp đồng thực tập bên trong hồ sơ du học của mình.

2.10. Giấy tờ chứng minh tài chính du học Nhật Bản

Tự làm hồ sơ du học Nhật thì bạn không thể thiếu bướ chứng minh tài chính.

• Điền vào mẫu cam kết của nhà trường: Mẫu cam kết tài chính của mỗi trường đại học tại Nhật sẽ khác nhau đối với những trường khác nhau. Do đó bạn cần tải mẫu về, đọc kỹ các yêu cầu, sau đó điền các thông tin vào là được.

• Chứng minh thư của người bảo trợ tài chính: Bạn cần photo công chứng chứng minh thư của người bảo trợ tài chính sau đó nộp cùng hồ sơ du học.

• Xác nhận số dư tài khoản của người bảo trợ tài chính: Thông thường, các trường đại học tại Nhật sẽ yêu cầu bạn công khai số dư tài chính của người bảo trợ. Chỉ khi người bảo trợ có thể chứng minh rằng, họ có thể bảo trợ đầy đủ cho các du học sinh trong suốt quá trình du học, thì hồ sơ mới có thể được chấp nhận. Bạn có thể tính toán bằng cách cộng học phí những năm học, cùng với chi phí sinh hoạt lại. Học phí của mỗi trường sẽ được công khai trên website, bạn có thể lên đó để tìm hiểu kỹ các thông tin cần thiết.

Xác minh tài chính là một phần vô cùng quan trọng trong hồ sơ du học Nhật Bản.

• Xác nhận công việc của người bảo trợ tài chính: Để tránh trường hợp người bảo trợ đưa ra số dư tài chính ảo, các trường đại học còn yêu cầu xác minh nguồn gốc số tiền trong tài khoản. Người bảo trợ có thể xin xác nhận công việc của mình bằng con dấu của địa phương hoặc công ty nơi mình đang làm việc. Một số trường sẽ gọi đến để xác nhận, do đó bạn nên chuẩn bị trước cho vấn đề này.

3. Các bước chuẩn bị để tự làm hồ sơ du học Nhật

Để hoàn thiện bộ hồ sơ du học Nhật, bạn cần làm theo các bước sau:

Bước 1: Học tiếng Nhật để có thể giao tiếp và học tập khi cư trú tại Nhật.

Bước 2: Xác định trường mà bạn muốn học. Sau đó điền giấy xin nhập học ở trường đó.

Bước 3: Sau khi có phản hồi đồng ý tự trường du học Nhật, bạn nên liên hệ với trường để làm theo các bước hướng dẫn để làm thủ tục xuất nhập cảnh sang Nhật, có thể nhờ trường làm đại diện cho mình với địa phương để xác thực tính chính xác của thông tin.

Bước 4: Chuẩn bị tất cả các giấy tờ liên quan như ở trên để hoàn thiện bộ hồ sơ nhập học.

Bước 5: Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để xin visa du học

Bước 6: Gửi các hồ sơ liên quan sang trường Nhật ngữ. Đợi phản hồi từ trường.

Bước 7: Sau khi được thông tin đồng ý cho nhập học từ trường, du học sinh cần hỏi thông tin về ngày nhập học để xác định thời gian đến Nhật Bản.

Bước 8: Chuẩn bị các giấy tờ, hành lý cần thiết để sang Nhật du học.

4. Các loại chi phí khi tự làm hồ sơ du học Nhật

Một số chi phí phát sinh khi tự làm hồ sơ du học Hàn Quốc như:

- Chi phí chứng minh tài chính

- Phí công chứng, photo giấy tờ, hồ sơ

- Phí dịch thuật hồ sơ sang tiếng Nhật

- Phí học tiếng Nhật

- Phí đăng kí thi năng lực tiếng Nhật

- Chi phí di chuyển để xin các loại giấy tờ cần thiết

Sau khi hoàn thành các thủ tục để xin du học tại Nhật, bạn cần chuyển phát chúng đến trường đại học mà mình mong muốn. Hiện nay, có rất nhiều đơn vị hỗ trợ chuyển phát bưu kiện sang Nhật. Với mỗi kiện hàng khoảng 0.5kg, phí chuyển phát và các loại khoản phí khác sẽ rơi vào khoảng từ 400.000 đến 500.000 VNĐ.

Phí vận chuyển hồ sơ là phần phí chủ yếu khi bạn muốn làm hồ sơ du học Nhật Bản.

5. Hạn nộp hồ sơ du học Nhật Bản

Nếu tự làm hồ sơ du học Nhật thì bạn nên chú ý hạn nộp hồ sơ du học.

Trên thực tế, các trường đại học sẽ không đặt ra hạn nộp hồ sơ cụ thể cho sinh viên. Thế nhưng, tốt hơn hết là bạn nên nộp sớm từ 4-5 tháng so với thời gian nhập học. Để tránh những sai sót không đáng có, có thể kịp thời chỉnh sửa. Thời gian cụ thể tốt nhất nên như sau:

• Kỳ tháng 1: nên nộp hồ sơ trước tháng 7 cho đến cuối tháng 8 của năm trước đó.

• Kỳ tháng 4: nên nộp hồ sơ trước tháng 9 cho đến cuối tháng 10 của năm trước đó.

• Kỳ tháng 7: nên nộp hồ sơ trước tháng 1 cho đến cuối tháng 2 của năm đó.

• Kỳ tháng 10: nên nộp hồ sơ trước tháng 3 cho đến cuối tháng 4 của năm đó.

6. Giải pháp khi tự làm hồ sơ du học Nhật Bản?

• Tự tìm hiểu thông tin và tự làm hồ sơ du học Nhật Bản: Bạn nên dành thời gian để nghiên cứu chi tiết kỹ càng các thông tin để tránh những sai sót không đáng có.
• Tham khảo từ những người đã có kinh nghiệm làm hồ sơ du học: nếu bạn quen biết ai đã từng tự làm hồ sơ thì bạn nên tham khảo ý kiến của họ để được tư vấn hỗ trợ làm hồ sơ. Điều này chỉ giúp bạn hạn chế được những sai sót không muốn có được bộ hồ sơ hoàn hảo nhất.
• Công ty tư vấn du học Nhật Bản: để đảm bảo thủ tục đi du học Nhật Bản nhanh gọn, hồ sơ du học Nhật Bản đầy đủ, chính xác và ít gặp các rủi ro. Thay vì phải tự chuẩn bị hồ sơ bạn có thể tìm kiếm những dịch vụ tư vấn du học uy tín, chất lượng.

Trên thực tế, với những hướng dẫn của chúng tôi phía trên, bạn có thể hoàn toàn tự làm hồ sơ du học Nhật cho riêng mình. Thế nhưng, trong quá trình làm hồ sơ, không ít các trường hợp sai sót bởi những lỗi mà bạn khó có thể tự nhận ra. Do vậy, để có thể tiết kiệm thời gian lẫn công sức của mình, cách tốt nhất đó là tìm đến những công ty tư vấn du học. Trong đó, Du học HVC sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo cho bạn hiện nay. Mọi thông tin chi tiết hoặc nếu muốn được tư vấn trực tiếp, bạn có thể liên hệ với chúng tôi thông qua hotline 097.48.77777 để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng nhất.