Hướng dẫn thủ tục và quy trình du học Nhật Bản chi tiết nhất

Tổng quan quy trình du học Nhật Bản mới nhất năm 2022

1. Lên kế hoạch cụ thể và tìm kiếm thông tin trước khi du học Nhật Bản

1.1 Lên kế hoạch du học Nhật Bản

Bước đầu tiên trong quy trình du học Nhật Bản cũng chính là bước quan trọng để biến giấc mơ du học Nhật Bản trở thành hiện thực đó chính là bạn phải xác định rõ được mục tiêu, mục đích du học. Bước đầu tiên trong quy trình du học Nhật Bản này giúp bạn tránh lãng phí tiền bạc và thời gian.

Bạn có thể tự đặt những câu hỏi cho bản thân và tìm câu trả lời như:

• Lý do tại sao chọn du học Nhật Bản?
• Mục đích du học Nhật Bản của bạn là gì?
• Bạn sẽ ở khu vực nào và học trường nào khi đi du học Nhật Bản?
• Thời gian học trong bao lâu và cần chi phí bao nhiêu?
• Bạn chọn học chuyên ngành nào?
• Thời gian bắt đầu nhập học là khi nào?

1.2 Nắm rõ lộ trình du học

Trước khi bắt đầu tiến hành các thủ tục đi du học Nhật Bản thì bạn cần nắm rõ lộ trình khi bắt đầu gồm những bước gì:

Bước 1:

Bắt đầu học tiếng Nhật. Để sang du học Nhật Bản thì yêu cầu bắt buộc là bạn cần phải biết tiếng Nhật để tiện giao tiếp. Đồng thời, khả năng tiếng Nhật cao là 1 điểm cộng lớn giúp hồ sơ của bạn dễ đạt hơn.

Chuẩn bị hồ sơ du học Nhật Bản: bạn cần tìm hiểu trước những giấy tờ và thủ tục đi du học Nhật Bản cần thiết để hoàn thành chuyến đi du học suôn sẽ.

Bước 2:

Học chương trình dự bị trung cấp, cap đẳng, đại học, cao học. Thời gian hoàn thành có thể từ 1 - 2 năm

Bước 3:

Theo học các chương trình trung cấp, cao đẳng, đại học, cao học. Thời gian học từ 2 năm trở lên, tuỳ hệ đào tạo. Nên lựa chọn và tìm hiểu chuyên ngành học phù hợp để không phải hối hận về sau bạn nhé!

Khi sang Nhật, bạn có thể tìm kiếm thêm 1 số công việc làm thêm phù hợp để trang trải tiền học phí. Thời gian quy định làm thêm ở Nhật là 28h/ 1 tuần và khi đi làm thêm cần có sự cho phép của nhà trường. 

Mức lương khi đi làm thêm sẽ phụ thuộc vào công việc của bạn, giao động từ 900 - 1,200 yên/1h. Một số công việc làm thêm đơn giản được nhiều du học sinh lựa chọn như: phát báo, rửa chén, phục vụ tài quán ăn, nhà hàng, thu ngân tại cửa hàng tiện lợi, rửa chén,...

1.3 Xác định chi phí đi du học Nhật Bản

Bước tiếp theo cần chuẩn bị trong thủ tục đi du học Nhật Bản đó là xác định chi phí du học.

Bạn cần xác định được tổng chi phí du học Nhật Bản là bao nhiêu, bạn liệt kê từng khoản chi phí càng cụ thể càng tốt. Tổng quan chi phí du học Nhật Bản được chia thành 4 phần:

• Thủ tục, hồ sơ trước khi đi du học
• Visa, vé máy bay sang Nhật
• Học phí và phí chỗ ở (ký túc xá, trọ)
• Chi phí sinh hoạt tại Nhật

Xác định tổng chi phí du học Nhật Bản

1.4 Chuẩn bị tinh thần, ý chí

Bước thứ 3 cần chuẩn bị trong thủ tục đi du học Nhật Bản đó là chuẩn bị tinh thần, ý chí.

Nếu bạn đã có quyết định du học Nhật Bản, bạn cần phải xác định rằng “Du học Nhật Bản không phải là thiên đường màu hồng nên rất cần sự kiên cường và ý chí từ chính tinh thần của bạn”. Quãng thời gian đầu khi mới qua Nhật, đôi lúc bạn cảm thấy bỡ ngỡ, mệt mỏi, cô đơn hoặc nhớ nhà. Tuy nhiên, nếu bạn có thể vượt qua được giai đoạn khó khăn này thì cả tương lai tươi lai tương đẹp phía trước đang đón chờ bạn.

Khi đã đến Nhật Bản, bạn sẽ bước vào cuộc sống hoàn toàn tự lập, do bạn làm chủ, không có người thân bên cạnh để hỗ trợ, giúp đỡ bạn trong cuộc sống hàng ngày. Thậm chí, sẽ không có ai lo lắng hay chăm sóc bạn trường hợp bạn bị ốm. Vì thế, bạn phải luôn có sức khỏe tốt đảm bảo việc học hoặc đi làm thêm để trang trải chi phí sinh hoạt.

Do đó, bạn muốn tạo điều kiện tốt nhất cho bản thân khi có quyết định du học thì nên có kế hoạch rõ ràng và quy trình du học Nhật Bản từ lúc đầu. Vì khi bạn tìm hiểu được đầy đủ thông tin thì tinh thần của bạn mới có thể vững chắc được. Ngoài ra, yếu tố quan trọng và có vai trò quyết định vẫn là khả năng tiếng Nhật của bạn. Hãy tập trung và chuẩn bị kỹ về khả năng tiếng Nhật tốt nhất trước khi đi du học nhé!

>> Xem thêm: Du học nhật bản và những điều cần biết - Cẩm nang Du học Nhật Bản

2. Các bước trong quy trình du học Nhật Bản

Quy trình du học Nhật Bản bao gồm các bước dưới đây:

Bước 1: Học tiếng Nhật

Trong các thủ tục đi du học Nhật Bản thì không thể thiếu kinh nghiệm học tiếng Nhật tốt nhất ó thể.

Giấy tờ cần thiết nhất bạn cần có chính là giấy chứng nhận học tiếng Nhật và chứng chỉ tiếng Nhật (chứng chỉ được cấp khi bạn đã vượt qua kỳ thi tiếng Nhật). Các cấp độ năng lực tiếng Nhật chuẩn được chia thành 5 cấp: N1, N2, N3, N4 và N5. Trong đó, N5 là cấp độ thấp nhất dành cho người mới bắt đầu.

Nếu bạn học chương trình tiếng Nhật cấp tốc (thời gian học 5 buổi/tuần, mỗi buổi 3 tiếng) thì trong 3 tháng (tham khảo 25 bài giáo trình Minna No Nihongo) bạn hoàn toàn có thể thi đậu cấp độ N5. Nếu bạn trong thời 6 tháng (tham khảo 50 bài giáo trình Minna No Nihongo), bạn sẽ thi đậu cấp độ N4. Tuy nhiên, bạn chỉ cần đạt trình độ tiếng Nhật N5 là đủ điều kiện làm hồ sơ.

Điều kiện để làm hồ sơ du học bạn cần đạt trình độ tiếng Nhật N5

Bước 2: Xác định thời điểm du học Nhật

Bước tiếp theo trong thủ tục đi du học Nhật Bản đó là xác định thời gian du học Nhật Bản.

Du học Nhật Bản có 4 kỳ tuyển sinh: Tháng 1, 4, 7 và 10. Trong đó:

• Kỳ tuyển sinh chính vào tháng 4 và 10
• Kỳ tuyển sinh phụ vào tháng 1 và 7

Tham khảo bảng thời điểm du học Nhật Bản dưới đây được ước tính dựa trên thời gian đào tạo tiếng Nhật cấp tốc tại Du học HVC đối với những bạn mới bắt đầu học tiếng Nhật, thời gian đào tạo khóa cấp tốc N5 khoảng 3 tháng.

>> Bài viết liên quan: Điều kiện đi du học Nhật Bản [2021 - 2022] - Thông tin chi tiết A - Z

Bước 3: Tìm hiểu và chọn trường Nhật Ngữ

Thủ tục đi du học Nhật Bản không thể nào thiếu bước tìm hiểu và chọn trường.

Tìm hiểu thật kỹ thông tin về trường

Du học Nhật Bản nên chọn trường nào? Nếu bạn có suy nghĩ “Học ở đâu cũng được, cứ đăng ký trước đã” không có ý định tìm hiểu thông tin về các trường Nhật ngữ trước khi quyết định thì đó là một quan điểm sai lầm. Có nhiều trường hợp, đăng ký học rồi mới thấy trường đó hay ngành học không phù hợp với bản thân. Việc bạn lựa chọn nhầm trường không chỉ mất thời gian mà còn lãng phí tiền bạc, công sức thậm chí là sức khỏe và tinh thần.

Để có được thông tin chính xác, bạn nên lên website chính thức của trường để tìm kiếm thông tin, đồng thời nếu có bất kỳ thắc mắc nào, bạn nên liên hệ trực tiếp vào số hotline của trường hoặc email hỏi để nắm rõ thông tin.

Các vấn đề cần chú ý khi chọn trường

Vì thế bạn nên tự đặt cho mình những câu hỏi trước khi quyết định chọn trường mà mình sẽ theo học:

• Ngành học: Bạn mong muốn học ngành gì, lĩnh vực gì? Định hướng phát triển công việc trong tương lai của lĩnh vực đó như thế nào?
• Năng lực bản thân: Hãy chọn trường phù hợp với năng lực của mình. Dựa theo kết quả của kỳ thi tuyển, bạn cũng có thể không đậu vào trường mong muốn, do đó bạn nên thi vào nhiều trường khác nhau.
• Cơ hội nghề nghiệp trong tương lai: việc lựa chọn ngành học không những cần phù hợp với năng lực bản thân mà cũng nên phù hợp với đinh hướng trong tương lai, giúp bạn tìm kiếm coogn việc dễ dàng.

Bước 4: Lựa chọn hình thức nộp hồ sơ

Bạn có thể lựa chọn một trong các hình thức nộp hồ sơ sau:

• Trung tâm tư vấn du học để nộp 
• Tự làm hồ sơ du học Nhật Bản
• Nhờ người thân, bạn bè nộp giúp

Thông thường ở các trường Nhật ngữ đều có nhân viên hỗ trợ giải đáp và hướng dẫn cho du học sinh chuẩn bị hồ sơ.

Tuy nhiên, vấn đề khó khăn lớn nhất của nhiều du học sinh Việt Nam là năng lực tiếng Nhật dẫn đến quá trình trao đổi làm việc sẽ gặp nhiều khó khăn. Thêm vào đó, Cục quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản có yêu cầu khắt khe về hồ sơ COE vì giấy tờ cá nhân ở Việt Nam thường gặp nhiều lỗi về logic. Vì lý do đó mà Trung tâm Du học HVC được ra đời, nhằm hỗ trợ các sinh viên nắm rõ quy trình du học Nhật Bản.

Lựa chọn hình thức nộp hồ sơ hoàn toàn phụ thuộc vào nhu cầu và nguyện vọng của từng học viên. Nếu bạn muốn tiết kiệm chi phí, bạn có thể lựa hình thức tự nộp hoặc nhờ người thân có kinh nghiệm. Nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm, thời gian, đảm bảo tỷ lệ đậu COE, bạn nên lựa hình thức các trung tâm tư vấn du học uy tín, chất lượng.

Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ du học Nhật

Bạn cần chuẩn bị giấy tờ sau để hoàn thành quy trình du học Nhật Bản:

• Giấy tờ liên quan đến cá nhân
• Giấy khai sinh
• Bằng tốt nghiệp, bảng điểm THPT, Trung cấp, Cao đẳng, Đại học (nếu có) bản gốc
• Học bạ THPT hoặc bảng điểm nếu đã tốt nghiệp Trung Cấp, Cao đẳng, Đại học (bản gốc)
• Chứng minh nhân dân 2 bản công chứng
• Sổ hộ khẩu bản công chứng
• Sổ hộ khẩu bản công chứng
• Ảnh thẻ 3x4 số lượng 15 ảnh
• Hộ chiếu (nếu có)
• Giấy chứng nhận năng lực tiếng Nhật JLPT hoặc NAT-TEST (nếu có)
• Giấy tờ liên quan đến người bảo lãnh tài chính
• Đơn cam kết bảo trợ tài chính (theo mẫu), chỉ áp dụng nếu người bảo trợ tài chính cho học sinh không phải là cha, mẹ, anh, chị, em,... hoặc người thân không có tên trong sổ hộ khẩu gia đình
• Giấy chứng minh nhân dân của người bảo trợ tài chính số lượng 2 bản công chứng

Bước 6: Dịch thuật, xử lý hồ sơ, gửi hồ sơ sang trường tại Nhật

Thủ tục du học Nhật Bản yêu cầu các giấy tờ phải được dịch sang tiếng Nhật

Tất cả tài liệu nộp cho trường và Cục quản lý xuất nhập cảnh cần được dịch thuật sang tiếng Nhật (hiện nay những giấy tờ đã có song ngữ Việt Anh không cần dịch).

Chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết

Bước 7: Trả lời điện thoại Cục xuất nhập cảnh Nhật Bản

Một bước vô cùng quan trọng trong thủ tục du học Nhật Bản đó là trả lời điện thoại Cục xuất nhập cảnh Nhật Bản

Trong quá trình xét duyệt hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận cách lưu trú COE, Cục xuất nhập cảnh Nhật Bản có thể gọi điện về cho du học sinh, người bảo lãnh hoặc công ty của người bảo lãnh để xác nhận thông tin. Vậy nên bạn cần lưu ý trả lời chính xác những thông tin mà bạn đã đăng ký khi điền thông tin. Nếu bạn trả lời sai, Cục xuất nhập cảnh sẽ đánh trượt hồ sơ, kết quả là bạn sẽ không được tiếp tục du học Nhật Bản và bị ảnh hưởng đến thủ tục du học Nhật Bản trong tương lai. Bạn hãy lưu ý điều này nhé!

Bước 8: Nhận giấy phép nhập học (COA), tư cách lưu trú (COE) và đóng học phí

Thủ tục du học Nhật Bản tiếp theo đó là nhận giấy phép nhập học, tư cách lưu trú và đóng học phí.

Thông thường, sau thời gian 2 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ lên Cục quản lý xuất nhập cảnh, bạn sẽ nhận được kết quả COE. Nếu đậu COE, các trường sẽ gửi kết quả kèm với thông báo nộp học phí.

Thủ tục nộp học phí chi tiết như sau:

Theo quy trình du học Nhật Bạn, khi bạn nhận được giấy thông báo nhập học và học phí INVOICE, bạn cần photo những giấy tờ đó và mang theo hộ chiếu đến Ngân hàng để đóng khoản học phí cho trường Nhật ngữ. Số tiền đóng cho trường được tính bằng tiền Yên của Nhật, bạn có thể dùng tiền Yên chuyển cho trường hoặc mang theo tiền Việt, Đôla đến Ngân hàng đóng theo tỷ giá Yên vào thời điểm bạn chuyển tiền.

Bạn hoàn toàn yên tâm vì những thủ tục du học Nhật Bản này bên Du học HVC sẽ hỗ trợ bạn tối đa. Hướng dẫn bạn ra ngân hàng và hoàn tất thủ tục nhanh chóng với mức phí chuyển thấp nhất. Sau đó khoảng 1 tháng bạn có thể xuất cảnh sang Nhật du học và làm việc.

Bước 9: Xin visa du học Nhật Bản

Bước tiếp theo trong thủ tục du học Nhật Bản đó là nộp hồ sơ xin visa du học.

Du học sinh Việt muốn nhập cảnh vào Nhật Bản cần phải làm thủ tục xin visa du học Nhật Bản tại Đại sự quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản. Quy trình cụ thể như sau:

• Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TPHCM phụ trách nhận hồ sơ visa đối với người đang sống ở khu vực miền Nam từ các tỉnh Đắk Lắk, Phú Yên trở vào.
• Những người sinh sống tại các tỉnh Gia Lai, Bình Định trở ra miền Bắc sẽ nộp hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam.

Khi trường Nhật ngữ gửi giấy tư cách lưu trú bản gốc và giấy nhập học cho học sinh, bạn dùng những giấy tờ này đến Đại sứ quán Nhật Bản tại địa chỉ số 27 Liễu Giai, Hà Nội để xin visa du học. Đến đây, bạn sẽ được hướng dẫn điền vào tờ khai xin visa. (Cách khai xin visa tại Đại sứ quán Nhật Bản, du học HVC sẽ hoàn tất giúp bạn).

Xin visa du học là bước vô cùn quan trọng trong quy trình du học Nhật

Nộp hồ sơ xin visa du học Nhật Bản

Hồ sơ xin visa du học Nhật bao gồm:

• Hộ chiếu
• Đơn xin visa (Phải ghi rõ ngày xin visa, chữ ký giống với chữ ký trong hộ chiếu)
• Ảnh thẻ 4.5cm x 4.5cm, thời gian chụp trong 6 tháng gần nhất
• Giấy tư cách lưu trú COE

Phỏng vấn tại Đại Sứ Quán

Thủ tục du học Nhật Bản yêu cầu bạn cần phỏng vấn tại Đại Sứ Quán.

Sau khi bạn nộp hồ sơ xin visa du học, Đại Sứ Quán sẽ yêu cầu ứng viên đến để phỏng vấn với mục đích để biết chắc chắn ứng viên có mục tiêu và năng lực học tập. Tất cả câu hỏi đều bằng tiếng Nhật và hầu hết ứng viên bị đánh trượt visa vì tiếng Nhật kém. Vì vậy, học tiếng Nhật nghiêm túc và đều đặn là việc rất quan trọng.

Bước 10: Đặt vé máy bay đến Nhật và hoàn tất thủ tục nhập học

Bước cuối cùng trong quy trình du học Nhật Bản đó chính là đặt vé máy bay đến Nhật và hoàn tất thủ tục nhập học. Nhà trường sẽ thông báo này nhập quốc cho du học sinh. Và bạn có trách nhiệm đặt vé máy bay đảm bảo đến Nhật đúng với lịch dự kiến. Tuy nhiên, thời gian gần đây việc phỏng vấn với Đại Sứ Quán ngày càng khó khăn nên lịch nhập quốc có thể bị ảnh hưởng bởi có kết quả visa muộn. Du học HVC khuyên bạn nên đặt vé tại các đại lý uy tín để được hỗ trợ thủ tục đổi vé nếu lịch trình có thay đổi.

Đặt vé máy bay đến Nhật và hoàn tất các thủ tục đi du học Nhật Bản

Hy vọng bài viết có thể giúp bạn hiểu được tổng quan quy trình du học Nhật Bản chi tiết. Nếu bạn còn thắc mắc hay muốn tư vấn về quy trình du học Nhật Bản, hãy liên hệ qua hotline 097 48 77777 để Du học HVC hỗ trợ bạn!